Обязательно ли вести забалансовый учет и чем грозит его отсутствие?

Мнение эксперта

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (ч. 3 ст. 10) устанавливает: бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами.

Согласно Инструкции по применению счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) учет объектов на забалансовых счетах ведется по простой системе.

А с 19 июля 2017 года федеральными стандартами признаются все действующие ПБУ (ч. 1.1 ст. 30 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Применение забалансовых счетов регламентировано лишь в ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (п. 17) и в ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» (п. 39).

Под соответствующие счета необходимо создать регистры бухгалтерского учета. В остальных федеральных стандартах забалансовые счета не упоминаются.

Неприменение забалансовых счетов, предусмотренных ПБУ, отсутствие для них регистров бухгалтерского учета могут повлечь ответственность по статье 120 Налогового кодекса РФ и статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях.

Между тем использование забалансовых счетов предусмотрено иными источниками правил бухгалтерского учета (п. 1 ст. 30 Федерального закона «О бухгалтерском учете»):

• Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (разд. IX);
• Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств (п. 14, 82);
• Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (п. 12).

Однако Методические указания Минфина России применяются в части, не противоречащей Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Поэтому те их предписания, которые не соответствуют требованиям закона, исполнению не подлежат.

Подведем итог. Обязательными к применению являются забалансовые счета «Износ основных средств» (для некоммерческих организаций) и «Нематериальные активы, полученные в пользование».

Забалансовые счета в государственных учреждениях

Единым планом счетов предусмотрено 30 забалансовых счетов (далее - з/с) под номерами от 1 до 27, а также 30, 31 и 40. Ко всем этим счетам применяется простая схема ведения учета, то есть приход отражается только по дебету, а расход - по кредиту, без корреспонденций.

З/с нужны:

• для организации контроля сохранности имущества, которое находится на территории организации, но по которому нет права оперативного управления или которое, согласно правилам учета, не отражается на балансовых счетах (единицы библиотечного фонда, основные средства до 3 000 руб., находящиеся в использовании, награды и т. д.), а также прочих материальных ценностей;
• для отслеживания расчетов и обязательств, ожидающих исполнения;
• для сбора аналитической информации о прочих объектах учета и т. д.

Кроме того, для организации управленческого учета учреждения могут сами создавать дополнительные з/с.

Как делать проводки по счетам 17 и 18

В соответствии с правилами пп. 365, 367 Единого плана счетов з/с 17 и 18 открываются к основным счетам 020100000 и 021003000, а также 030406000 (только для денежных расчетов). Чтобы понять, как использовать з/с 17 и 18, необходимо изучить учет денежных средств (далее - ДС).

Применение счета 020100000

Счет 020100000 «Денежные средства учреждения» используется для записей по движению денежных средств. На примере кодировки, применяемой в бюджетных учреждениях (План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н), рассмотрим, какие комбинации синтетических и аналитических кодов возможны для создания счетов по учету ДС.

Наименование счета	Синтетический счет объекта учета
	коды счета
	синтетический			аналитический
ДС на лицевых счетах учреждения в органе казначейства
ДС учреждения на лицевых счетах в органе казначейства
ДС учреждения в органе казначейства в пути
ДС учреждения в кредитной организации
ДС учреждения в кредитной организации в пути
ДС учреждения на специальных счетах в кредитной организации
ДС учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации
ДС в кассе учреждения
Денежные документы

Все типовые проводки по счетам приведены в инструкциях к частным планам счетов - приказы Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н, от 06.12.2010 № 162н, от 23.12.2010 № 183н.

Применение счета 021003000

Счет 021003000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» используется как промежуточный счет при операциях движения денег с лицевых счетов в кассу и наоборот, а также при использовании работниками учреждения банковских карт. Посмотрим это на примерах проводок.

Одновременно с проводками по счетам 020100000 и 021003000 учреждение должно вести забалансовый учет движений ДС по счетам 17 «Поступления ДС» и 18 «Выбытия ДС». На схеме отражены случаи применения этих з/с.

Рассмотрим примеры применения счетов 17 и 18.

Пример 1

Учреждение получило субсидию на выполнение гос. задания 75 000 руб. Из них 20 000 руб. было выдано подотчетному лицу через кассу для оплаты услуг сторонней организации, 17 000 руб. было переведено на банковскую карту и также потрачено подотчетником на покупку материалов. В бухгалтерском учете сделаны следующие записи.

Название операции			Сумма, руб.
На лицевой счет поступила субсидия	020111510, з/с 17	020581660
На основании заявки на выдачу наличных с лицевого счета списаны 20 000 руб.	021003560, з/с 17	020111610, з/с 18
Наличные по чеку получены в кассу учреждения	020134510, з/с 17	021003660, з/с 18
Выданы из кассы наличные подотчетнику на оплату прочих услуг	030226830	020134610, з/с 18
На основании заявки на выдачу ДС с лицевого счета на счет в кредитной организации списаны 17 000 руб.	021003560, з/с 17	020111610, з/с 18
Материалы оплачены банковской картой учреждения	020834560	021003660, з/с 18

В следующем примере покажем отражение некассовых транзакций.

Пример 2

Учреждение оказывает платные услуги населению. В текущем месяце доход по таким услугам составил 187 000 руб. Выплаченная зарплата работникам составила 113 000 руб. Также учреждение понесло расходы на транспортные услуги, которые были оплачены через подотчетника, в размере 15 000 руб., а также были оплачены прочие работы, выполненные сторонней организацией в прошлом месяце на суму 23 000 руб. В бухучете были сделаны следующие записи.

Название операции			Сумма, руб.
На лицевой счет поступили доходы от коммерческой деятельности	020111510, з/с 17	020531660
Выплачена зарплата	030211830	020111610, з/с 18
Перечислены ДС подотчетнику на оплату транспорта	020822560	020111610, з/с 18
Оплачены прочие работы	030226830	020111610, з/с 18

Проводки по счетам 17 и 18 являются базой для составления некоторых форм отчетности государственных учреждений. В соответствии с приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н данные этих счетов используются:

• в отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737);
• отчете об обязательствах учреждения (ф. 0503738);
• отчете о движении денежных средств (ф. 0503723);
• справке к балансу (ф. 0503730) о наличии имущества и обязательств на з/с.

А для учреждений, попадающих под действие приказа Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н, данные этих счетов используются:

• в отчете о движении денежных средств (ф. 0503123);
• отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127);
• отчете о бюджетных обязательствах (ф. 0503128);
• справке к балансу (ф. 0503130) о наличии имущества и обязательств на з/с.

Отметим также, что в конце финансового года остатки по счетам 17 и 18 обнуляются.

Итоги

Записи по з/с 17 и 18 должны быть сделаны, если в учете имеют место операции, затрагивающие счета учета ДС и счет расчетов с финансовым органом по наличным ДС. К забалансовым проводкам не применяется метод двойной записи, то есть поступления отражаются только по дебету, а выбытия - по кредиту. Забалансовый учет движения ДС помогает контролировать эти активы, а также позволяет вести детальную аналитику, что необходимо для составления некоторых форм отчетности.

В последние дни 2016 года в Инструкции по учету и отчетности были внесены изменения, в том числе меняющие порядок учета на отдельных забалансовых счетах, что повлияет на формирование годовой отчетности.

Изменения в инструкции

Недавним Приказом Минфина России от 16.11.2016 N 209н "О внесении изменений в некоторые приказы Минфина России в целях совершенствования бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности" (далее - Приказ N 209н) были внесены изменения в Инструкцию по применению Единого плана счетов, утвержденную Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н). Приказ N 209н применяется при формировании показателей бухгалтерского (бюджетного) учета и бухгалтерской (бюджетной) отчетности за 2016 год.
В частности, Приказом N 209н внесены изменения в том числе в порядок забалансового учета некоторых объектов учета.

Поступления и выбытия денежных средств

Забалансовый счет 17, который ранее назывался "Поступления денежных средств на счета учреждения", теперь переименован и называется просто "Поступления денежных средств". Отметим, что на счете уже давно учитываются поступления в кассу, а не только на безналичные счета, так что переименование вполне логично.
Согласно пункту 365 Инструкции N 157н забалансовый счет 17 открывается к счетам 0 20100 000 "Денежные средства учреждения", 0 21003 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" и предназначен для аналитического учета поступлений денежных средств (возврата указанных поступлений) на банковские счета субъекта учета, на лицевой счет, открытый ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), на счет операций с наличными денежными средствами, а также в кассу субъекта учета.
В соответствии с изменениями, внесенными Приказом N 209н в данный пункт, на счете 17 учитываются поступления денежных средств, за исключением поступлений от возвратов расходов текущего финансового года, а также учитываются возвраты излишне полученных доходов (доходов от авансов), за исключением возврата субъектом учета остатков не использованных им субсидий (грантов) прошлых лет.
Кроме того, счет 17 предназначен для учета учреждением, получателем бюджетных средств операций по поступлению на его банковские счета бюджетных средств (их возвратов), предоставленных главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств на осуществление подведомственным ему распорядителем (получателем) бюджетных средств выплат по расходам и (или) источникам финансирования дефицита бюджета.
Вместе с выплатами по таким расходам на счете 17 теперь должны отражаться также поступления при восстановлении кассовых расходов.
При этом все операции по перечислению возвратов поступлений на счете 17 "Поступления денежных средств" отражаются со знаком минус.
Таким образом, на счете 17 собираются все поступления и возвраты поступлений текущего года.
Согласно пункту 366 Инструкции N 157н, аналитический учет по счету 17 велся по видам выплат или видам поступлений в разрезе счетов (лицевых счетов) учреждения. Теперь уточнено, что поступления учитываются по соответствующим классификационным кодам поступлений (выбытий), обеспечивающим раскрытие информации в бухгалтерской (бюджетной) отчетности.
Аналогично счету 17 переименован и забалансовый счет 18, который теперь носит название "Выбытия денежных средств". Данный счет открывается к счетам 0 20100 000 "Денежные средства учреждения", 0 21003 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" и предназначен для аналитического учета выбытий денежных средств с банковских счетов субъекта учета, с лицевого счета, открытого ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), со счета операций с наличными денежными средствами, а также из кассы учреждения. Не учитываются на счете 18 те выбытия, которые подлежат отражению по счету 17 (то есть возвраты поступлений и восстановление расходов).
Возвраты расходов текущего года (излишне произведенные учреждением перечисления) подлежат отражению на счете 18 "Выбытия денежных средств" со знаком минус.
Также аналитический учет выбытий на счете 18 ведется по соответствующим классификационным кодам видов выбытий (поступлений), обеспечивающим раскрытие информации в бюджетной отчетности, бухгалтерской (финансовой) отчетности бюджетных и автономных учреждений (п. 368 Инструкции N 157н).

Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению

Приказом N 209н пункт 375 Инструкции N 157н изложен в новой редакции. Теперь счет 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению" предназначен для учета учреждением (грузополучателем) полученных от поставщика материальных ценностей до момента получения грузополучателем Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика на отправленные ценности в адрес грузополучателя.
Согласно Приказу N 209н ценности на счете 22 могут учитываться до любого подтверждения заказчиком централизованной закупки исполнения поставки по централизованному снабжению, в том числе на основании оформленного грузополучателем Извещения (ф. 0504805).
По-прежнему пользование имуществом до получения указанных документов (подтверждения исполнения поставки по централизованному снабжению) допускается:
- казенным учреждением - при наличии разрешения уполномоченного органа исполнительной власти, главного распорядителя бюджетных средств;
- обособленным подразделением (филиалом) бюджетного учреждения (автономного учреждения) - при наличии разрешения учреждения, его создавшего.
Какие именно документы могут служить подтверждением поставки по централизованному снабжению, учреждения вправе указать в своей учетной политике. При этом казенные учреждения должны согласовать данное решение с главным распорядителем бюджетных средств, в ведении которого они находятся.

Активы в управляющих компаниях

Активы в управляющих компаниях отражаются на забалансовом счете 40. Пунктом 392 Инструкции N 157н предусмотрено, что аналитический учет по данному счету ведется по группам и видам нефинансовых, финансовых активов (акции, облигации, паи индексных инвестиционных фондов и т.д.).
Приказом N 209н предусмотрено, что на счете 40 должно отражаться изменение стоимости имущества, переданного в доверительное управление.
Увеличение (уменьшение) стоимости имущества, находящегося в доверительном управлении, отражается на отчетную годовую дату на основании отчетов об управлении имуществом путем увеличения (уменьшения) показателей соответствующих счетов аналитического учета счета 40 "Активы в управляющих компаниях".
Выбытие активов с забалансового счета 40 отражается при поступлении имущества от управляющей компании (возврате его из доверительного управления).

Бюджетные инвестиции

Приказом N 209н предусмотрено введение нового забалансового счета 42 "Бюджетные инвестиции, реализуемые организациями".
Счет предназначен для аналитического учета информации о целевом использовании средств или иного государственного (муниципального) имущества, направленных из соответствующего бюджета (переданных) в виде взносов в уставные (складочные) капиталы организаций. Таким образом, учет на данном счете должен вестись у соответствующих органов власти, предоставляющих бюджетные инвестиции.
Учет на счете 42 должен вестись у соответствующих органов власти, предоставляющих бюджетные инвестиции.
На счете учитываются средства, переданные путем предоставления бюджетных инвестиций юридическим лицам, не являющимся государственными или муниципальными учреждениями и государственными или муниципальными унитарными предприятиями, в объекты капитального строительства, находящиеся в собственности указанных юридических лиц, и (или) на приобретение ими объектов недвижимого имущества. Также учитываются средства, переданные в целях предоставления взносов в уставные (складочные) капиталы дочерних обществ указанных юридических лиц на осуществление капитальных вложений в объекты капитального строительства или приобретение недвижимости.
Средства учитываются на забалансовом счете 42 с момента передачи до завершения строительства, реконструкции, в том числе с элементами реставрации, технического перевооружения объектов капитального строительства, и (или) приобретения объектов недвижимого имущества указанными организациями.
Принятие показателей объемов произведенных вложений к забалансовому учету осуществляется на основании данных о перечислении средств бюджета (передаче активов) организации в виде взноса в уставный (складочный) капитал.
Отражение операций по предоставлению организацией взносов в уставные (складочные) капиталы своих дочерних обществ осуществляется на основании ее отчета.
Отражение показателей объемов капитальных вложений (выполненных работ, приобретений), произведенных в рамках реализации целей бюджетных инвестиций в объекты капитальных вложений, осуществляется на основании отчета организации, реализующей цели бюджетных инвестиций.
Выбытие показателей объемов произведенных вложений (объемов капитальных вложений (выполненных работ, приобретений), произведенных в рамках реализации целей бюджетных инвестиций) с забалансового учета осуществляется по завершении реализации целей бюджетных инвестиций - по окончании работ и при введении в эксплуатацию объекта(-ов) капитальных вложений либо государственной регистрации права собственности организации, реализующей цели бюджетных инвестиций, на недвижимое имущество, являющееся объектом капитальных вложений.
Выбытие с забалансового счета 42 отражается на основании документов, представленных организациями, реализующими цели бюджетных инвестиций, подтверждающих завершение реализации целей бюджетных инвестиций.
Аналитический учет по счету ведется в разрезе организаций, реализующих цели бюджетных инвестиций, и соответствующих целей бюджетных инвестиций: проектов, объектов бюджетных инвестиций, капитальных вложений (п. 394 Инструкции N 157н).

Баланс и забаланс

В недавнем Письме от 09.11.2016 N 02-06-10/65577 (далее - Письмо N 02-06-10/65577) специалисты Минфина России разъяснили порядок ведения учета на отдельных забалансовых счетах и их взаимосвязь с учетом на балансе.
Обязательные общие требования к учету организациями государственного сектора нефинансовых, финансовых активов, обязательств, операций, их изменяющих, и полученных по указанным операциям финансовых результатов (доходов и расходов) на соответствующих счетах определены Инструкцией N 157н.
Согласно пункту 3 Инструкции N 157н информация в денежном выражении о состоянии активов, обязательств, иного имущества, об операциях, их изменяющих, и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах, источниках финансирования деятельности экономического субъекта), отражаемая на соответствующих счетах, в том числе на забалансовых, рабочего плана счетов субъекта учета, должна быть полной с учетом существенности ее влияния на экономические (финансовые) решения учредителей учреждения (заинтересованных пользователей информации) и существенности затрат на ее формирование.
При этом субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, Инструкцией N 157н, формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий (п. 6 Инструкции N 157н).
Пунктом 332 Инструкции N 157н предусмотрено, что учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, в том числе выданного в пользование.
Казенные учреждения ведут бюджетный учет в соответствии с Бюджетным кодексом РФ (далее - БК РФ).
В соответствии с п. 2 ст. 264.1 БК РФ бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, а также об операциях, изменяющих указанные активы и обязательства.
Одним из видов активов являются отходы производства и потребления. Согласно статье 4 Федерального закона от 24.06.1998 N 89-ФЗ "Об отходах производства и потребления" право собственности на отходы определяется в соответствии с гражданским законодательством.
При этом статьей 136 Гражданского кодекса РФ установлено, что плоды, продукция, доходы, полученные в результате использования вещи, независимо от того, кто использует такую вещь, принадлежат собственнику вещи, если иное не предусмотрено законом.
Таким образом, отходы, полученные в результате использования имущества, собственником которого является РФ, являются собственностью РФ.
Для отдельных видов отходов предусмотрен конкретный порядок учета.
Так, отработанные смазочные материалы, бывшие в употреблении запасные части к транспортным средствам, аккумуляторные батареи к машинам и оборудованию учитываются в соответствии с порядком, предусмотренным Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 162н).
Принятие к бюджетному учету материальных запасов (материалов, комплектующих, запасных частей, ветоши, дров, макулатуры, металлолома), остающихся в распоряжении учреждения для хозяйственных нужд по результатам проведения ремонтных работ, в том числе демонтажа, работ по разукомплектации объектов нефинансовых активов, согласно пункту 23 Инструкции N 162н отражается на балансе записью:
Дебет счетов 0 10534 340 "Увеличение стоимости строительных материалов - иного движимого имущества учреждения", 0 10536 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"
Кредит счета 0 40110 180 "Прочие доходы".
Таким образом, введение дополнительных забалансовых счетов в целях управленческого учета нефинансовых активов, в том числе материальных запасов, не является основанием для списания данных активов с соответствующих балансовых счетов. Соответственно, если учреждение в рамках формирования учетной политики вводит дополнительные забалансовые счета, оно должно учитывать подобные активы одновременно на балансе и за балансом.
Кроме того, в Письме N 02-06-10/65577 специалистами ведомства высказана рекомендация учреждениям-грузополучателям при получении материальных ценностей по централизованному снабжению до получения документов от учреждения-заказчика самостоятельно формировать Извещение (ф. 0504805) и принимать к учету материальные запасы на счет 10500 "Материальные запасы". Такой порядок согласуется с изменениями, внесенными в Инструкцию N 157н в части учета на забалансовом счете 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению", речь о которых шла выше.

Забалансовые счета в отчетности

Сведения, учитываемые на забалансовых счетах, отражаются в Справке о наличии имущества и обязательства на забалансовых счетах (далее - Справка), формируемой в составе Баланса формы 0503730 бюджетными и автономными учреждениями, Баланса формы 0503130 - получателями бюджетных средств.
Справка составляется в соответствии:
- с Инструкцией о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденной Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н (далее - Инструкция N 191н);
- с Инструкцией о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н (далее - Инструкция N 33н).
Показатели отражаются в Справке в разрезе:
- деятельности с целевыми средствами (графы 4, 8), деятельности по государственному заданию (графы 5, 9), приносящей доход деятельности (графы 6, 10) и итогового показателя на начало года и конец отчетного периода (графы 7, 11 соответственно) для бюджетных и автономных учреждений;
- показателей на начало года (графа 4) и конец отчетного периода (графа 5) для получателей бюджетных средств.
Перечень дополнительных аналитических показателей по строкам "в том числе:" устанавливается:
- бюджетным или автономным учреждением в рамках формирования учетной политики с учетом требований учредителя к аналитике;
- главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств, финансовым органом - для отчетности получателей бюджетных средств.
Непосредственно в Инструкциях N 33н, 191н указано, что в Справке отражаются только сведения по забалансовым счетам 1 - 27, 30, 31. В соответствии с Приказом N 209н в Справке будут отражаться также счета 40 (для всех учреждений) и 42 (для получателей бюджетных средств).
Обратите внимание! Сведения по забалансовым счетам 40 и 42 должны отражаться уже в составе годовой отчетности за 2016 год.
В Письме N 02-06-10/65577 специалисты Минфина России напомнили, что при представлении в Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства Справки к балансу, формируемой в электронном формате, забалансовые счета, введенные учреждением в рамках формирования его учетной политики в целях управленческого учета, не отражаются.
В состав Пояснительной записки к балансу входит форма, в составе которой также указываются сведения с забалансовых счетов.
Это формы 0503168 "Сведения о движении нефинансовых активов" и 0503768 "Сведения о движении нефинансовых активов учреждения".
В разделе 3 указанных форм отражаются сведения по счетам:
- 01 "Имущество, полученное в пользование";
- 02 "Материальные ценности, принятые на хранение" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 03 "Бланки строгой отчетности" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 05 "Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению";
- 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 21 "Основные средства стоимостью до 3 000 рублей включительно в эксплуатации" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению";
- 23 "Периодические издания для пользования" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 24 "Имущество, переданное в доверительное управление";
- 25 "Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)";
- 26 "Имущество, переданное в безвозмездное пользование";
- 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" (только для бюджетных и автономных учреждений).
В данные формы изменений Приказом N 209н не вносилось, однако может измениться показатель, отражаемый по счету 22, при принятии учреждением в рамках формирования учетной политики решения о самостоятельном формировании извещения и принятии ценностей к балансовому учету.

Зачем нужны забалансовые счета 17 и 18 и к каким счетам их открывать? Как вести аналитику на забалансовых счетах в разрезе кодов бюджетной классификации? Узнайте, как зафиксировать данные в справке к балансу.

Почему важны забалансовые счета 17 и 18 и что на них отражать

На счетах 17 и 18 бухгалтер должен отразить дополнительные аналитические данные по операциям с денежными средствами в разрезе кодов бюджетной классификации РФ. Эти сведения необходимы, чтобы раскрыть информацию о деятельности учреждения в отчетности.

• Важная статья:

Забалансовый счет 17 применяют для учета денег, которые поступили или возвращены:

• на банковские счета учреждения, в том числе на банковские счета ПБС, предназначенные для зачисления денег главным распорядителем или распорядителем;
• в кассу учреждения;
• на лицевой счет учреждения, открытый ему казначейством или финансовым органом.

Выбытие средств фиксируют на счете 17 со знаком «минус».

Не учитывают на счете 17 суммы возврата расходов текущего финансового года и остатков неиспользованных субсидий и грантов прошлых лет в бюджет.

Напомним, что с конца 2016 года на счете 17 показывают суммы возвратов расходов прошлых лет, не связанные с дебиторской задолженностью. Например, если декларацию по налогу на имущество за прошлые годы уточнили и налоговики вернули учреждению излишне уплаченный налог.

Забалансовый счет 18 предназначен для учета денег, которые выбыли или восстановлены:

• с банковских счетов учреждения;
• с лицевого счета учреждения, открытого ему органом федерального казначейства или финансовым органом;
• из кассы учреждения.

Возврат выплат источников финансирования дефицита бюджета (кроме денег) на счете 18 отражают со знаком «минус».

Какие КБК применить

В Инструкции № 162н нет указаний, как применять коды бюджетной классификации при формировании данных на забалансовых счетах. Но, чтобы составить достоверную бюджетную отчетность, на счетах 17 и 18 нужно отразить:

• коды вида, подвида доходов бюджета, КОСГУ - по доходам;
• коды раздела, подраздела, целевой статьи, вида расходов и КОСГУ - по расходам;
• коды группы, подгруппы, статьи и вида источника финансирования дефицита бюджета и КОСГУ - по источникам финансирования дефицита бюджета.

Разберем структуру забалансовых счетов (схема).

Схема. Аналитическая структура забалансовых счетов 17 и 18

Средства, которые поступили во временное распоряжение, не считаются доходами учреждения. Поэтому, когда они поступают или выбывают, в счетах 17 и 18 доходные и расходные коды КОСГУ не указывают. Используют коды источников финансирования дефицита:

• при поступлении отразите увеличение счета 17 по статье 510 «Поступление на счета бюджетов» КОСГУ;
• при выбытии - увеличение счета 18 по статье 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ.

Таблица. Счета, к которым открывают забалансовые счета 17 и 18

Номер счета*	Для чего применяют
	Для учета операций со средствами, полученными во временное распоряжение
	Для учета операций со средствами по бюджетной деятельности (если проводят такие операции через банк), операций на счетах, открытых в кредитных организациях, со средствами, полученными во временное распоряжение
	Для учета средств, перечисленных учреждению на счета либо со счетов в банке, по бюджетной деятельности в текущем периоде, но полученных им в следующем отчетном периоде, а также средств, переведенных с одного счета на другой для конвертации валюты
	Для расчетов по аккредитивам по бюджетной деятельности в валюте РФ и иностранной валюте
	Для учета средств по бюджетной деятельности в иностранной валюте на счетах в банке
	Для учета наличных денег
	Для учета расчетов с казначейством или финансовым органом соответствующего бюджета по операциям с наличными деньгами
	Для учета денежных расчетов с прочими кредиторами

* К счету 1 304 05 000 учет на счетах 17 и 18 вести не нужно. Так как на счете 304 05 учитывают не денежные средства, а состояние расчетов между финансовым органом, учреждением и контрагентами или бюджетом.

В какие формы отчетности попадают показатели забалансовых счетов

Учитывают забалансовые счета 17 и 18, когда формируют:

• справку о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах к балансу (ф. 0503130);
• отчет о движении денежных средств (ф. 0503123);
• отчет об исполнении бюджета (ф. 0503127);
• отчет о бюджетных обязательствах (ф. 0503128).

Справка по форме 0503130

Обороты по счетам 17 и 18 фиксируют в справке к балансу (ф. 0503130) в разрезе кодов классификации доходов, расходов, а также источников финансирования дефицитов бюджетов - это строки 170-182.

По забалансовому счету 17 указывают в строках:

• 171 и 173 - итоговые суммы по доходам, иным поступлениям - источникам финансирования дефицита бюджета;
• 172 и 173 - итоговые суммы по расходам, в том числе по возвратам расходов прошлых лет, выплатам между учреждением и обособленными подразделениями или между обособленными подразделениями.

По забалансовому счету 18 строки 181 и 182 заполняют в разрезе итоговых сумм по расходам с учетом возвратов текущего года и выплатам по источникам финансирования дефицита бюджета. Если возвраты расходов текущего года по кассе ПБС больше, чем сами расходы, показатели по строке 181 приводят со знаком «минус».

Покажем на примере, как отразить в справке операции по забалансовым счетам 17 и 18.

Пример:

В течение года бухгалтер казенного учреждения «Альфа» делал в учете такие записи:

	Бухгалтерская запись		Сумма
	дебет	кредит
По забалансовому счету 17
Возврат аванса, полученного за платные услуги одновременно по забалансовому счету	130 1 205 31 560 130 1 17 130	000 1 210 02 130	5000 -5000
Пересчет налога на имущество за прошлый год. Возврат излишне уплаченного налога на имущество одновременно по забалансовому счету	851 1 401 20 290 000 1 304 05 290 851 1 17 290	851 1 303 12 730 851 1 303 12 730	-10 000 10 000 10 000
По забалансовому счету 18
Возврат аванса за прочие услуги, уплаченного в текущем году в рамках бюджетной деятельности одновременно по забалансовому счету	244 1 304 05 226	244 1 206 26 660 244 1 18 226	3500 -3500

На основании данных забалансового учета бухгалтер подготовил справку (см. образец).

Образец. Фрагмент справки к балансу

Забалансовые счета 17 и 18 в отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127)

В разделе 1 доходы бюджета и дебиторскую задолженность прошлых лет в графе 6 формируют по данным забалансового счета 17 со знаком «плюс». А возврат излишне полученных доходов - со знаком «минус».

В разделе 2 указывают коды по расходам, детализированные по группам (подгруппам), КВР, кодам составных частей бюджетной классификации. Коды КОСГУ фиксировать не нужно. Данные берут по счету 18. При этом в графе 7 поступления от возвратов расходов текущего года отражают со знаком «минус». А расходы текущего года - со знаком «плюс».

В разделе 3 данные по счетам 17 и 18 в графах 520 и 620 отражают со знаком «плюс».

Список счетов, при помощи которых осуществляется хозяйственный учет в компании, называется планом счетов (ПС) . ПС организаций бюджетного типа располагается обособленно от плана коммерческих фирм.

Краткое описание

Финансирование бюджетных предприятий может проводиться при помощи бюджетных средств и внебюджетных.

Внебюджетные Фонды (ВНФ), учреждения государственного типа, муниципалитеты – все они относятся к категории бюджетных организаций . Данные предприятия входят в структуру государственной учетной политики (ГУП). Она представляет собой строго упорядоченную систему учета в органах власти любого характера – муниципальной, территориальной и государственной, а также в сфере ВНФ.

Для разработки собственной политики каждый орган руководствуется определенным документом , который был утвержден законодательством – инструкцией по бюджетному учету . Она исключает слишком большую свободу при составлении учетной политики и одновременно является сводом правил по ее формированию.

В соответствии с законодательством РФ существует регулирование, состоящее из четырех уровней :

Изменения на 2018 год

Основным назначением ПС является осуществление бухгалтерского учета и отслеживание предпринимательской деятельности организаций любого типа.

ПС на 2018 год был утвержден при помощи Приказа Минфина РФ №94н . Этот документ служит образцом для составления фирмой своего рабочего плана счетов (РПС). Правила регламентируются в тексте ПБУ 1/2008 , в котором идет речь об организации учетной политики (УП) предприятий. Изменения внесены в Инструкцию №157н и Инструкцию №162н .

При создании РПС уполномоченный работник бухгалтерского отдела должен принимать во внимание особенности, специфику и классификацию деятельности компании. После того как документ будет сформирован, его следует включить в состав учетной политики.

В 2018 году структура ПС будет представляет упорядоченную систему обобщенной информации о происходящих на предприятии операциях, записанную в закодированные строчки и выраженную в денежном эквиваленте.

Единый план счетов (ЕПС) – это нормативный документ, который является обязательным для всех фирм, кроме организаций бюджетного или кредитного типа. При составлении РПС нужно учитывать некоторые обязательные требования :

1. Акты нормативного характера по-бухгалтерскому учету.
2. Правовые нормы Налогового кодекса.
3. Законы, регламентированные в Гражданском кодексе.
4. Особенности сферы предпринимательской деятельности организации.

Разработанный ПС должен быть утвержден приказом руководящего аппарата . В течение года в составленный и принятый ПС нельзя вносить изменения.

Изменения на 2018 год:

• кодировка счетов и строк стала единой;
• сам ПС дополнится.

В 2018 году нужно будет вносить в ПС аналитические параметры . В случае если их не было, в учетной политике необходимо прописать принципы ведения такого учета.

Аналитический учет помогает понять информацию, заключенную в бухгалтерской документации. Факторы, от которых он зависит:

• наличие автоматизированных систем для этого;
• уровень оснащенности такой техникой;
• возможности обеспечения необходимыми программами для осуществления процесса.

Для такого учета данные фиксируются в справочной документации и структурах субсчетов и счетах.

План счетов в бюджетных организациях необходим для сопоставления показателей бюджетов этих предприятий между собой. ПС нового образца содержит в своем составе более 2000 счетов синтетического характера .

Однако, при составлении своего индивидуального плана организация включает только те, которые необходимы.

ПС представлен следующей структурой :

Раздел 1 – содержит в себе информацию по активам внеоборотного типа (имущество, ОС, НМА, инвестиции в ТМЦ и затраты на покупки, списание и строительство объектов). УС – 01, 05, 07, .

Раздел 2 – запасы производства (имущество, участвующее в процессе один раз, причем его стоимость в полном объеме включается в состав цены на готовое изделие) – 10, 11, 14, 16, .

Раздел 3 – расходы на производственный процесс (учитываются траты не только по выпуску, но и внереализационные, а также по прочим услугам) – 20, 21, 23, 25, 26, 28 и 29.

Раздел 4 – готовые товары (часть материально-производственных запасов, которые предназначены для реализации) – 40, 46.

Раздел 5 – деньги (отображаются все, которые имеются на счетах), также описывается процесс их движения. Учитываются во всех местах – кассах, р/с, документах по платежам и ценным бумагам. Могут фиксироваться как в рублях, так и в зарубежной валюте — счета 50, 52, 55, 57, 59.

Раздел 6 – основные расчеты (внутри фирмы, с лицами юридического толка или физического) – 60, 62, 63, 75, 77, 79.

Раздел 7 – содержит в себе сведения о состоянии и операциях с капиталом (любые разновидности капитала, акции, неоприходованная прибыль) – 80, 84, 86.

Раздел 8 – итог деятельности предприятия в финансовом выражении (итоговая прибыль, полученные доходы и понесенные расходы) – 90, 91, 96, 99.

Группирование проводится с учетом параметров:

• приход – дебетовая операция;
• расход – кредит;
• итоговое сальдо.

Характеристика счета с учетом типа:

1. Активный – отображает, в каком состоянии находится имущество фирмы. Сальдо в таком случае будет считаться дебетовым, но оно может быть как входящим, так и исходящим.
2. Пассивный – содержит информацию об операциях в ходе, которых имущество предприятия появилось и сформировалось, также учитывая возникшие обязательства по нему. В таком случае дебет будет указывать на уменьшение количества денежных средств, а кредит – на увеличение объема средств. Сальдо будет исчисляться по кредиту и показывать размер имеющегося капитала и возникших обязательств.
3. Активно-пассивный – нужен для фиксирования проведенных операций по расчету с поставщиками и дебиторами. Сальдо в этом случае может быть как дебетовым, так и кредитовым. По дебету означает возрастание задолженности дебетового типа и снижение уровня долгов по кредиту, а по кредиту – наоборот.

Состав:

1. Активы нефинансового типа.
2. Финансовые (ФА).
3. Имеющиеся обязательства.
4. Финансовый итог.
5. Санкционирование понесенных расходов.

К активам нефинансового вида относятся ОС, НМА, имущество непроизводственного назначения, материалы, затраты, износ. Главным отличием от финансового является присутствие специального счета, для того чтобы вложить его в пункт материальных запасов.

Финансовые — все денежные средства (кассы, р/с и т.д.), ЦБ, задолженность других контрагентов, дебиторского типа и инвестиции в ФА компании.

Обязательства – отображается не только размер задолженности, но и все совершенные платежи по ней.

Раздел 5 – это перечень счетов . На нем не только можно получить данные о положении фирмы, но и увидеть движение операций по ним. Основные счета:

• по бюджетным ассигнованиям;
• пределы бюджетных обязательств;
• планирование вероятных расходов или расходов.

В отдельности может иметь либо пассивную основу, либо активную.

Данные счета предназначены для учета обобщенной информации о наличии в распоряжении или временном пользовании ценного имущества, такого как основные средства, находящиеся аренде, ценности материального характера, которые отданы на хранение или переработку.

Помимо этого здесь отображаются сведения о наличии у организации определенных прав и обязательств условного типа. ПС помогает не только фиксировать данные, но контролировать некоторые хозяйственные операции.

Перечень забалансовых счетов :

• 001 Средства, находящиеся в пользовании на основе договора аренды.
• 002 ТМЦ, которые компания приняла на хранение под свою ответственность.
• 003 Материалы, находящиеся на переработке.
• 004 Комиссионные товары.
• 005 Техническое оборудование, которое было получено от заказчика и подлежит установке.
• 006 БСО – бланки строгой отчетности.
• 007 Списание средств в раздел убытков ввиду непогашенной задолженности у дебиторов неплатежеспособного типа.
• 008 Полученное обеспечение для совершения платежей и погашения обязательств.
• 009 Выданное обеспечение для совершения платежей и погашения имеющихся обязательств.
• 010 Амортизационный износ ОС.
• 011 Сданные в аренду ОС.

Инструкция по применению

В тексте инструкции по ведению ПС, которая содержит единые требования для предприятий любого типа, доступно объясняются правила открытия субсчетов .

• проводится определение назначения документа;
• содержание и структурные особенности;
• порядок, в котором необходимо проводить заполнение.

Заполнение происходит в том же порядке, что и совершались записи. Когда фирме нужно выпустить свою документацию, которой нет в инструкции, то она готовится с учетом всех правил и требований.

На ее основании ПС и текстов инструкции необходимо разработать собственный РП компании :

1. Нужно использовать только необходимые счета.
2. Разрабатывать план на длительный срок.
3. В ПС должно выдаваться право на внесение изменений в составленный РПС.

Система составления плана :

1. Процесс утверждения единого плана счетов.
2. Работы по разработке плана отрасли.
3. Внесение изменений в единый ПС.